6. E-Mail

I. Allgemeine E-Mail-Optionen

E-Mail

In dem Reiter E-Mail nehmen Sie alle Einstellungen für den E-Mail-Verkehr vor. Sollte Outlook installiert sein, so können Sie entscheiden, ob Sie mit Outlook die Mails versenden möchten. Auch können Sie für Outlook eine E-Mail-Vorlage erstellen. Die Einstellung sind Standardeinstellungen und gelten nur, wenn in einem Batchaufruf o. einer Shell-Anweisung lediglich der Schalter /m angegeben wird. In der Druckjob-Regiezentrale wird immer der vollständige Aufruf gespeichert.

Sollte Outlook nicht installiert sein, oder möchten Sie Outlook nicht verwenden, so können Sie anstelle der OL-Vorlage eine Textdatei mit dem gewünschten Mail-Text erstellen und hier hinterlegen. Diese Standardvorgaben werden immer dann verwendet, wenn Sie im Druckjob keine weiteren Angaben (außer /m natürlich) zum Mailversand gemacht  haben.

Möchten Sie für unterschiedliche Situationen unterschiedliche E-Mails verwenden, so richten Sie einfach die gewünschten E-Mails ein und richten für jede Gelegenheit ein Druckjob ein. Eine genaue Beschreibung der Parameter finden Sie hier.

In der E-Mail können Sie sowohl in der Outlook-Vorlage als auch in der Normal-Vorlage an jeder beliebigen Stelle den Platzhalter für den Mail-Anhang einfügen.

Alle Platzhalter-Definitionen gelten auch für eine SMTP-Versand.


Der Platzhalter lautet {Mail-Anhang}.

Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wie telefonisch besprochen erhalten Sie anbei die folgende(n) PDF-Auswertung(en) für {<Monat>}/{<Jahr>}:

{Mail-Anhang}

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

 

Ab Version 1.4.23

Aufzählungszeichen und Nummerierung

In dem Mail-Anhang können Sie auch sog. Aufzählungszeichen und Nummerierungen verwenden. Dabei ist der Platzhalter {Mail-Anhang} wie folgt zu ergänzen:

Art

Formel

Ergebnis

Aufzählung

{Mail-Anhang;   - }    (Leerzeichen vor/nach für Ausrichtung sind erlaubt)
{Mail-Anhang;   Anlage * }

   - Mein_Ausdruck.pdf
   Anlage * Mein_Ausdruck.pdf

Nummerierung

{Mail-Anhang;#.) }
{Mail-Anhang;Anlage ##.)  ->}    (## = Zahlenformartierung)

1.) Mein_Ausdruck.pdf
Anlage 01.)  ->Mein_Ausdruck.pdf

Wie Sie an dem Beispiel zur Nummerierung sehen können, ist eine Kombination aus beiden ebenfalls möglich. Möchten Sie den Mail-Anhang ohne Aufzählungszeichen/Nummerierung verwenden, so hinterlegen Sie wie bisher nur den Platzhalter {Mail-Anhang}.

Variablen in Mailtexten

In den Mailtexten können Sie auch Variable hinterlegen, Diese werden vor der Mailerstellung automatisch eingesteuert. Geben Sie bitte die Variablen in folgender Form ein:

{<Meine_Variable>} (siehe hierzu auch obiges Beispiel).

Die Variablen müssen ab Version 1.5.5 nicht mehr in dem Druckjob hinterlegt sein.

Sicherheitsmeldung Outlook

Aufgrund der standardmäßigen Sicherheitseinstellung ist jedes Mal die Erlaubnis für den Mail-Versand (zumindest bei Outlook) zu geben. Um das zu umgehen gibt es ein Tool namens 'Clickyes'. Es sorgt dafür, dass immer 'Ja' geklickt wird.

 

Achtung: Es erlaubt auch unbefugten die Erlaubnis E-Mails zu versenden. Wer das Risiko nicht eingehen möchte, sollte das Programm nicht installieren.

 

II. SMTP / Postausgangsserver für das direkte E-Mail versenden

 

A. Ersteinrichtung in FreePDF_Multidoc                                                                                                             Demofilm abspielen

a) Einrichtung

In der Mail-Einrichtung können Sie über den Button 'Einrichten' neue SMTP-Konten einrichten. Möchten Sie neue Konten einrichten, die netzwerkweit gelten sollen, so müssen Sie vorher Speichern in Netzwerk-INI ausgewählt haben.

Sobald Sie auf den Button 'Einrichten' geklickt haben, öffnet sich folgendes Einrichtungsfenster:


 

(Standardansicht für Neueinrichtung)


(Anzeige weitere Einstellungen)

Im Feld Kontoname geben Sie bitte eine eindeutige Bezeichnung ein. Da im späteren E-Mail-Versand auch immer die Netzwerk-SMTP-Konten angezeigt werden (Kennzeichnung mit *) sollten Sie dennoch auch schon im Namen eine Unterscheidung vornehmen. Bei gleicher Bezeichnung werden immer die Netzwerk-Konten zuerst genommen.

Beispiele für SMTP-Kontenbezeichnungen wären:

gmx_N = Netzwerk
gmx_L = Lokal

Tragen Sie bitte alle Parameterwerte ein. Für weitere Informationen zu den Feldern können Sie die Hilfe Ihres Mail-Clients verwenden. Es sind genau die gleichen Angaben vorzunehmen wie bei jedem anderen Mail-Programm.

Bei der Ersteinrichtung können Sie die Kennworteingabe im Klartext vornehmen. Dazu müssen Sie den Haken Klartext auswählen. Diese Eingabeoption steht Ihnen nur bei der Ersteinrichtung zur Verfügung. Alle Kennwörter werden verschlüsselt in der INI gespeichert und können nicht mehr für eine spätere Kontrolle entschlüsselt werden. Eine Änderung der Kennwörter ist aber weiterhin möglich.

Nachdem Sie die Ersteinrichtung durchgeführt haben, können Sie die SMTP-Konteneinrichtung testen. Drücken Sie für einen Test bitte auf den Button 'Konteneinstellung testen'.

b) Löschen

Um eine SMTP-Konto zu löschen, wählen Sie bitte die das Konto in der Listenansicht aus und betätigen Sie die Taste. Das Konto wird nach einer Sicherheitsabfrage sofort gelöscht.

c) Bearbeiten

Um ein Konto nachträglich zu bearbeiten, führen Sie bitte ein Doppelklick auf das gewünschte Konto in der Listenansicht aus. Wie unter a) beschrieben, können Sie alle Änderungen vornehmen. Das Kennwort kann hier allerdings nicht mehr in Klartext umgeschaltet werden.

B. Mail-Editor

Ansicht Mail-Editor

Die Feldbezeichnungen Von, An, CC, BCC, Betreff, Anlage sind jetzt Buttons mit Funktionen. Achten Sie bitte selbstständig darauf, dass Sie keine Fax-Anschriften auswählen. Es findet keine Überprüfung der Empfängerauswahl statt.

Wenn Sie die Option 'An'-Empfänger einzeln senden ausgewählt haben, werden alle Empfänger einzeln und die CC- und BCC-Empfänger nur bei der ersten Mail gesendet. Damit ist es möglich, sog. Mail-Newsletter einfach zu erstellen. Die 'An'-Empfänger können nicht mehr sehen, wer alles eine Mail erhalten hat (Datenschutz). Beachten Sie bitte, dass die CC-Empfänger in der ersten Mail aber weiterhin sichtbar sind.

Für die einwandfreie Verwendung des programmeigenen Maileditors wird auf die CDO-Programmbibliothek zurückgegriffen. Sollten Sie Probleme mit dem Mailversand haben, so prüfen Sie bitte zuerst, ob diese auch auf Ihrem System vorhanden ist. Wie es sich unter Windows 7 verhält kann ich nicht abschließend beurteilen. Ich habe den Mailversand auf einem Windows 7 64bit mit Outlook 2010 getestet und dieser funktionierte einwandfrei. Die CDO-Bibliothek kann aber jederzeit nachinstalliert werden. Weiterführende Informationen und Download-Infos finden Sie unter: http://www.msxfaq.de/code/mapicdo.htm

 

Die Funktionen sind:

 von  kopiert die Absender-Mailadresse in das Feld 'BCC'
 An, CC, BCC  öffnet das Mail-Adressbuch und fügt die ausgewählten Adressen mit Verkettungskennzeichen '+' ein.
 Betreff  Wechselschalter vergrößert/verkleinert das Betreff-Feld
 Anlage  Öffnet den Dateidialog

Die Bedeutung der einzelnen Bestandteile der Formatierungsschaltflächenleiste sind eindeutig und brauchen nicht weiter erklärt werden.

Folgende Besonderheiten sind zu beachten:

1. Konten

Im Testmodus und wenn in dem Druckjob das SMTP-Konto genannt wurde, wird dieses als Standard gleich vordefiniert.
Das Konto können Sie dennoch jederzeit ändern. Es ist immer nur ein Konto möglich.

Alle Netzwerk-Konten werden mit einem * markiert und an erster Stelle angezeigt. Dennoch sollten Sie auch im Namen eine Unterscheidung vornehmen, damit auch wirklich eindeutig ist, über welches Konto gesendet wird.

Es wird immer zuerst die Netzwerk-INI geprüft.

2. Anlagen

Über den Button 'Anlagen' können Sie nachträglich noch weitere Dateien hinzufügen.

3. Bearbeitungsleiste

3. a.) Tabelle

Über den Button 'Tabellen' können Sie in die Mail ein Tabelle einfügen. Sobald Sie diesen Button anklicken, öffnet sich folgendes Bild:
Hier können Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen definieren. Die Tabelle wird immer automatisch an das Ende der Mail eingefügt. Verschieben Sie die Tabelle einfach per Drag & Drop an die gewünschte Position.

 

Leider ist es nicht möglich, bzw. nur unter schwersten Bedingungen, weitere Tabellenzeilen bzw. Tabellenspalten einzufügen. Sie können aber die Tabellen auch in anderen Programmen wie z. B. Word o. Excel erstellen und diese in die Zwischenablage (Strg+C) kopieren und im Mailtext wieder einfügen (Strg+V). Sollten Sie schon umfangreiche Arbeiten durchgeführt haben und möchten diese nachträglich noch bearbeiten, so stellt dies auch kein Problem dar. Markieren Sie hierzu einfach die Tabelle und kopieren diese. Fügen Sie die Tabelle im Bearbeitungsprogramm (z. B. Word, Excel) wieder ein und führen Ihre Änderungen durch. Danach einfach wieder die Tabelle zurückkopieren.

Es werden auch immer alle Layoutvorgaben wie Farbe, Ausrichtung etc. mit übernommen.

3.b) Bilder im Mailtext

Sie können jederzeit im Maileditor über das Kontextmenü (rechte Maustaste) beliebig viele Bilder in dem Mailtext einbetten. Die Bilder werden beim Versenden als Anlage der Mail beigefügt. Ferner wird der Mailtext so erweitert, dass auch beim Empfänger die Bilder im Mailtext eingebettet angezeigt werden können. Sie können jegliche Art von Bildern der Mail einfügen.

3.c) Mailart



Über den Button 'Mailart können Sie bestimmen, ob die Mail später als html-Mail oder als reine Text-Mail versendet wird. Ein ändern der Mailart hat erst beim Senden seine Wirkung. Eine Änderung führt nicht zu einem Verlust der Formatierungen.

3.d) Font und Size

Über die Dropdownlisten können Sie die Schriftart und die Schriftgrößen ändern. Markieren Sie bitte die gewünschte Passage und wählen die Änderungen aus. Die Änderung werden sofort sichtbar. Sie können also ganz bequem die gewünschten Einstellungen auswählen. Bei der Schriftgröße gelten die Web-Maßeinheiten, die Punktgrößen sind in Klammern angegeben.

siehe auch Einrichtung Druckjobs

 


 Tipp 

Aufgrund der Tatsache, dass Sie einen direkten E-Mail-Versand ohne Mail-Client ausführen, fehlt Ihnen naturgemäß die gesendete E-Mail als Kopie.

Dieses Problem können Sie damit umgehen, als dass Sie sich selbst als BCC-Empfänger einfach selbst eine E-Mail zusenden. So erhalten Sie für alle direkt versendete Mails auch eine Kopie in Ihrem Standard-Mail-Client. Um schnell an sich selbst eine Mail zu senden, klicken Sie hierzu einfach auf den Button 'von'. Es wird automatisch Ihre Absenderadresse in das Feld BCC eingetragen.


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